Jak zoptymalizować koszty operacyjne w e-commerce?

Poprzez koszty operacyjne działalności gospodarczej rozumiane są wszelkie nakłady ponoszone na funkcjonowanie firmy. W branży e-commerce struktura firmowych opłat może być mocno zróżnicowana: od wydatków na wynagrodzenia pracowników, poprzez obowiązkowe ubezpieczenia i podatki, aż po koszty związane z utrzymaniem magazynu czy współpracą z kurierami. Jak optymalizować koszty operacyjne w sklepie online, by osiągać wyższe przychody i skutecznie rywalizować z konkurencją? Kilka wskazówek podrzucamy w poniższym artykule.

Co koszty prowadzenia działalności mówią o Twoim biznesie?

Analiza struktury wydatków dostarcza przedsiębiorcy wielu cennych informacji o kondycji prowadzonego biznesu w sieci. Weryfikacja wielkości ponoszonych nakładów finansowych pozwala odpowiedzieć na dwa kluczowe pytania.

1. Jakie są realne dochody z wykonywanej działalności?

 Ogólna wartość przychodów – koszty operacyjne = dochód przedsiębiorstwa

Przykład

Jeśli firma osiągnęła roczny przychód w wysokości 765 000 zł przy kosztach rzędu 384 500 zł, to dochód przedsiębiorstwa za dany rok wynosi:

765 000 – 384 500 = 380 500 zł.

2. Jaki jest wskaźnik kosztów operacyjnych w firmie?

 Wydatki ÷ przychody x 100 = wskaźnik kosztów w %

Przykład

Jeśli roczny przychód firmy wyniósł 500 000 zł, a koszty 200 000 zł, to wskaźnik kosztów operacyjnych wynosi:

200 000 ÷ 500 000 x 100 = 40%.

Regularna analiza kosztów operacyjnych pozwala ocenić efektywność zarządzania, ukazując obszary, w których należy wprowadzić działania optymalizacyjne. Wydatki koniecznie trzeba dzielić na kategorie (np.: czynsz, rachunki za media, zakup materiałów, oprogramowanie, sprzęt IT itp.), by łatwo zidentyfikować miejsca pochłaniające duże kwoty niekoniecznie przekładające się na korzyści biznesowe.

Z kolei bieżące monitorowanie wskaźnika kosztów operacyjnych pomaga nie tylko w obserwowaniu zmian w wysokości ponoszonych kosztów. Pomoże także dostrzec, czy wraz ze wzrostem przychodów zwiększają się zyski. Wielu przedsiębiorcom wydaje nam się, że zwiększona sprzedaż automatycznie zapewni większe przychody, natomiast z tyłu głowy należy mieć na uwadze, że wzrost skali działalności zawsze generuje dodatkowe koszty. Ich poziom trzeba obserwować, aby nie przekroczyć linii braku opłacalności.

9 rozwiązań, dzięki którym obniżysz koszty w e-commerce

Optymalizacja kosztów operacyjnych nie musi wiązać się z ograniczeniem zakresu prowadzonej działalności. Poniżej znajdziesz 9 pomysłów na to, jak zredukować wydatki operacyjne bez wpływu na jakość usług i skalę działania.

Optymalizacja sposobu zarządzania magazynem

Jednym ze sposobów obniżenia kosztów działalności w e-commerce jest usprawnienie przyjętych w sklepie procesów składowania i łańcuchów dostaw. Warto wnikliwie analizować zamówienia klientów, by posiadać na stanie magazynowym towary w odpowiedniej ilości. Pozwoli to zredukować koszty utrzymania magazynu oraz ograniczyć dostępność produktów trudno zbywalnych. Nie warto również pokazywać na stronie jako dostępnego asortymentu, który musimy sprowadzić od producenta czy hurtownika. Zbyt długie oczekiwanie na przesyłkę może skutkować koniecznością zwrotu pieniędzy klientowi za niedostępny towar.

Automatyzacja procesów

Jeśli większość czynności związanych z obsługą klienta realizujesz „ręcznie” lub zlecasz je pracownikom, sprawdź, które z tych procesów możesz zautomatyzować. Rozwiązanie sprawdzające się doskonale w przypadku sklepów internetowych stanowi oprogramowanie ERP. Jeden system koordynuje m.in. przyjmowanie zamówień, kompletację przesyłek, zarządzanie magazynem oraz fakturowanie. Dzięki temu wszystkie dokumenty generowane są automatycznie i ujmowane w odpowiednich rejestrach i zestawieniach. Dodatkową korzyścią automatyzacji jest skrócenie czasu realizacji zamówienia oraz usprawnienie obsługi klienta.

Outsourcing

Kolejnym sposobem na cięcie kosztów w sklepie internetowym jest powierzenie zewnętrznym podmiotom obsługi poszczególnych obszarów biznesowych. Outsourcing opiera się na założeniu, że wyspecjalizowana firma wykona określone czynności lepiej i taniej.

W branży e-commerce outsourcing może dotyczyć m.in.:

• pakowania paczek, przygotowywania ich do wysyłki,
• zarządzania magazynem (fulfilment),
• obsługi klienta,
• logistyki,
• marketingu.

Skorzystanie z outsourcingu pomoże obniżyć koszty bieżącej działalności, a pieniądze zaoszczędzone na wynagrodzeniach, składkach, szkoleniach pracowników czy zakupie niezbędnego wyposażenia będziesz mógł zainwestować w inny sposób.

Współpraca z brokerami kurierskimi

Jeśli od lat współpracujesz z tymi samymi przewoźnikami, pośrednik może pomóc Ci obniżyć koszty wysyłek. Brokerzy sami nie dostarczają paczek, ale pośredniczą w relacjach między e-sklepami a kurierami. Z tego powodu mają możliwość negocjowania znacznie niższych stawek. W rezultacie może się okazać, że współpraca z tymi samymi dostawcami poprzez brokera będzie tańsza niż bezpośrednie zamawianie przesyłek u przewoźnika.

Oszczędzanie na opakowaniach

Sposobem na obniżenie wydatków jest również recykling opakowań. Zamiast za każdym razem stosować nowe kartony, folie czy worki, wykorzystaj te, które nadają się do powtórnego użycia. Pamiętaj też, by, zamiast opakowywać przedmioty w niestandardowe formy, wybierać pudełka zbliżone do prostopadłościanu, ponieważ łatwiej ułożyć je w samochodzie, co wpływa na koszt wysyłki.

Negocjacje z dostawcami usług

Jeśli już wdrożyłeś w swoim przedsiębiorstwie model outsourcingowy, zastanów się, czy możesz w tym obszarze wypracować dodatkowe oszczędności. Dobrym pomysłem będzie zbieranie zapytań ofertowych od kilku dostawców tej samej usługi celem wyboru najkorzystniejszej propozycji. Negocjacjom mogą podlegać także już podpisane umowy z poszczególnymi dostawcami. Być może uda Ci się wynegocjować lepsze warunki współpracy z obecnym dostawcą hostingu, operatorem płatności elektronicznych czy podmiotem, od którego wynajmujesz magazyn.

Terminowe opłacanie faktur

Wywiązywanie się ze swoich zobowiązań na czas również może być sposobem na optymalizację kosztów operacyjnych. Wielu dostawców oferuje zniżki swoim partnerom, którzy opłacają faktury wcześniej. Jeśli jednak Twoi kontrahenci nie oferują programów lojalnościowych, to i tak warto uiszczać płatności w terminie, by uniknąć odsetek za zwłokę, kosztów ewentualnego postępowania egzekucyjnego oraz pozostałych opłat wynikających z nieterminowego regulowania zobowiązań.

Rezygnacja z usług, które stały się zbędne

Od czasu do czasu warto również przeanalizować firmową strukturę wydatków pod kątem ich celowości. Czy abonamenty lub usługi, które były w firmie przydatne kilka lat temu, nadal przynoszą realne korzyści biznesowe? Być może przez ten czas zmniejszyło się zapotrzebowanie na liczbę wykorzystywanych pojazdów lub nie ma potrzeby dalszego opłacania licencji za nieprzydatne już oprogramowanie? Rezygnacja z części zbędnych usług to jeden z tych obszarów, które mogą dać Ci największe oszczędności.

Energooszczędność

Rozwiązaniem, które również zapewnia wymierne korzyści finansowe, są działania prowadzące do tego, by Twoje biura i wdrażane procesy stały się jak najbardziej „zielone”. Wymieniając tradycyjne żarówki na energooszczędne LED-y, znacznie ograniczysz pobór prądu. Z kolei wybór e-faktury zamiast papierowego dokumentu pozwoli Ci uzyskać dodatkową zniżkę w rachunku za prąd, telefon lub pozostałe usługi. Często te z pozoru niewielkie, kilkuzłotowe oszczędności w skali roku dają od kilkuset do kilku tysięcy złotych mniej po stronie kosztów operacyjnych Twojego e-sklepu.

A może dropshipping?

Sposobem, który pozwala radykalnie ograniczyć wydatki na prowadzenie sklepu internetowego jest wdrożenie modelu dropshippingowego, czyli ograniczenia działalności do przyjmowania zamówień od klientów i przesyłania ich dalej do dostawców, realizujących wysyłkę. System ten sprawdza się przede wszystkim w przypadku mniejszych sklepów online. Przedsiębiorcom daje realne korzyści wynikające z rezygnacji utrzymywania magazynu oraz organizacji całego procesu logistycznego. Warto jednak pamiętać, że w modelu dropshippingowym podmiot przyjmujący zamówienie nie ma pełnej kontroli nad jego realizacją, a kluczowym warunkiem udanej współpracy jest nieustanna, płynna komunikacja na linii sklep – dostawca.