Kiedy najlepiej wysyłać maile biznesowe? Poradnik skutecznego mailingu biznesowego

Co mówi biznesowa etykieta dotycząca mailingu? Ogólne zasady wysyłania maili biznesowych

W przypadku maili biznesowych należy przyjąć nieco odmienną taktykę niż tę stosowaną w przypadku wiadomości wysyłanych prywatnie. Pewne zachowania będą oczywiście podobne – bez względu na to, czy łączą nas stosunki służbowe, czy osobiste, należy uszanować czas wolny odbiorców wiadomości i wyznaczyć pewne granice. I choć korespondencję służbową bardzo często poprzedza choćby krótka rozmowa telefoniczna czy osobisty kontakt, zarówno treść, jak i najlepszy moment na wysłanie e-maila mogą się znacząco różnić. Na co jeszcze należy zwrócić szczególną uwagę?

Szanuj czas wolny adresata

Biznesowa etykieta nakazuje, by zawsze brać pod uwagę ogólnie przyjęte zasady dobrego zachowania, a najlepiej uwzględnić też godziny pracy danego przedsiębiorstwa. By nie dokładać sobie obowiązków związanych z każdorazowym sprawdzaniem systemu funkcjonowania danych oddziałów czy urzędów, można przyjąć, że pomiędzy godziną 9 a 16 większość osób pozostaje pod kontaktem mailowym. Pamiętaj, że obyczaj wymaga również, by nie wysyłać wiadomości między 21 a 8, o ile strony nie ustaliły inaczej.

Oczywiście poczta e-mail funkcjonuje na innych zasadach niż telefon. Jest komunikatorem, który nie wymusza na odbiorcy natychmiastowej odpowiedzi, ani nawet odczytania elektronicznego listu w chwilę po jego otrzymaniu. Warto jednak mieć na uwadze, że współcześnie większość osób korzysta z poczty na smartfonie, gdzie często przez całą dobę pozostają włączone powiadomienia. Mail o godzinie 3 nad ranem może zadziałać zatem równie irytująco jak dźwięk wiadomości SMS czy telefon, skutecznie zniechęcając do kontynuowania kontaktu.

Nie atakuj odbiorcy zbyt dużą ilością wiadomości

Skuteczny mailing wcale nie musi wiązać się z nękaniem adresata dziesiątkami wiadomości. Daj mu czas na spokojnie zapoznanie się ze sprawą – być może przekazana oferta musi zostać skonsultowana z innymi osobami albo adresat potrzebuje chwili na sprawdzenie opłacalności danego przedsięwzięcia. Zasypanie go kolejnymi mailami raczej nie przyspieszy całego procesu.

Zadbaj o odpowiednią formę

Nawet jeśli uda Ci się wysłać maila w idealnym czasie, ale jego treść będzie zniechęcająca, rezultat może być odwrotny od pożądanego. Na początek zadbaj o stosowanie odpowiednich zwrotów grzecznościowych. Pierwszych kontaktów biznesowych lepiej nie rozpoczynać od popularnego „Witam”. Zdecydowanie lepiej brzmi i zgodne z etykietą jest „Szanowni Państwo” lub bardziej bezpośrednie „Szanowna Pani/Szanowny Panie”. Wiadomość nie powinna być też zbyt długa.

Daj czas na przemyślenia, ale nie zwlekaj – kiedy wysłać maila po spotkaniu?

Wiadomość z podsumowaniem najważniejszych punktów spotkania, przypomnienie swojej osoby rekruterowi czy zachęcenie do powzięcia konkretnych kroków – wysłanie maila po rozmowie biznesowej może okazać się kluczem do sukcesu. Podczas spotkania przedstawiłeś atuty proponowanej oferty, być może nawet zapadłeś w pamięć potencjalnemu kontrahentowi, dlatego warto utrzymać pozytywne wrażenie lub też spróbować przekonać do korzyści płynących ze współpracy. W tej sytuacji daj czas przeciwnej stronie na zastanowienie się, ale pamiętaj, by nie zwlekać zbyt długo z wysłaniem wiadomości. Jeśli nie umówiliście się na żaden konkretny termin, odczekaj przynajmniej kilka godzin, a najlepiej dobę, zanim wyślesz maila.

Pierwszy kontakt biznesowy – kiedy pisać?

Wybór odpowiedniego momentu na wysłanie elektronicznego listu do zupełnie obcej osoby może okazać się dużo bardziej problematyczny. Jeśli nie miałeś wcześniej kontaktu z adresatem, istnieje większe prawdopodobieństwo zaginięcia mailowej korespondencji wśród wielu innych ofert. Istnieją pewne zasady, które pozwalają wzmocnić skuteczność korespondencji biznesowej i tym samym zbudować pozytywny wizerunek firmy od podstaw.

Celuj w odpowiednią porę dnia

Według różnorodnych źródeł najlepsze wskaźniki odczytania wiadomości osiągają w godzinę od wysłania. Badania portalu Get Response wskazują, że w tym okresie otwieranych jest aż 22,6% wiadomości. Ranking wskazuje, że w kolejnych godzinach liczba otwieranych wiadomości sukcesywnie spada i w dwie godziny po wysłaniu wynosi już tylko 6,2%, a w trzy godziny później – 4,9%. Najważniejsze wydaje się więc wymierzenie w idealną godzinę, w której odbiorca w ciągu kolejnych 60 minut będzie w stanie na spokojnie przejrzeć skrzynkę odbiorczą. W tej kwestii niestety nie da się wskazać jednej, idealnej godziny, a nawet pory dnia. Każdy inaczej rozdziela swoje służbowe obowiązki – jedni sprawdzają skrzynkę przez cały dzień, inni przeglądają wiadomości o konkretnej porze. Możesz jednak kierować się pewnymi prawidłowościami, które opisujemy poniżej.

W jakich godzinach najlepiej wysyłać maile biznesowe?

• 8-10 to czas, kiedy pracownicy przychodzą do pracy i zaczynają przeglądać skrzynki mailowe. To także najlepszy moment, jeśli chcesz załatwić sprawę w ciągu jednego dnia, nie zwlekając i nie przeciągając korespondencji w nieskończoność.
• Wieczór, a więc godziny 19-21 to dobry moment na kontakt z prywatnymi przedsiębiorcami, projektantami czy innymi usługodawcami, którzy często w ciągu dnia zajęci są realizacją zleceń i dopiero wieczorem znajdują czas na przejrzenie skrzynki mailowej.
• Warto mieć na uwadze, że w ciągu dnia pracownicy oraz kadra kierownicza przebywają na różnego rodzaju spotkaniach, więc kontakt z nimi może być utrudniony, a zainteresowanie przeglądaniem skrzynek pocztowych niewielkie.

W jaki dzień tygodnia najlepiej wysyłać maile?

Odczytywanie i odpisywanie na wiadomości mailowe należy do obowiązków służbowych, dlatego większość z adresatów zagląda na skrzynkę mailową w godzinach pracy. Schemat często wygląda następująco – pracownik przychodzi do firmy, parzy sobie kawę czy herbatę, otwiera maila, by zorientować się, co nowego wydarzyło się od poprzedniego dnia roboczego. Z dużym prawdopodobieństwem jego uwagę w pierwszej kolejności przykują maile na samej górze folderu „Odebrane”.

Wystarczy przeanalizować roboczy tydzień, by dostrzec pewne prawidłowości. W poniedziałek większość z nas wraca wypoczętym, ale też na starcie jesteśmy zasypywani dziesiątkami wiadomości, wysyłanych w piątek po południu, w sobotę i niedzielę. Istnieje więc duże prawdopodobieństwo, że mail, zwłaszcza od nieznanego odbiorcy, przepadnie w gąszczu innych korespondencji. Najlepszym okresem wydaje się więc środek tygodnia – wtorek, środa i czwartek, kiedy jesteśmy najbardziej zmotywowani do działania. W piątek wiele osób myśli już o weekendowym odpoczynku i po prostu nie widzi sensu zaczynać kolejnej sprawy, która może zaczekać przecież do następnego tygodnia.

Kiedy wysyłać maile biznesowe? Wnioski

Dobrym pomysłem okazuje się sugerowanie własnymi statystykami. Istnieje szereg przydatnych narzędzi do tak zwanego e-mail trackingu i informowania nadawcy o statusie każdej wiadomości. Dzięki temu łatwo zauważysz, w którym dniu tygodnia wskaźniki są najwyższe, co sprawia, że szansa na skuteczną komunikację biznesową wzrasta. Dodatkowo na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do planowania wysyłki maili. Coraz częściej taką opcję udostępniają też najpopularniejsze poczty e-mail. Możesz wybrać datę oraz godzinę, kiedy Twoja wiadomość zostanie wysłana. Jeżeli nie chcesz wysyłać maila o późnej porze, ale boisz się, że potem o tym zapomnisz – to doskonałe rozwiązanie.

Podsumowując, jeśli nie zmusza nas do tego sytuacja – np. konieczność pilnego kontaktu, lepiej uwzględnić powyższe wskazówki i nie wyłamywać się zbyt często ze wskazanego schematu. Może się przecież zdarzyć, że nasz czas na wysyłanie nie pokrywa się z czyimś czasem na odbieranie wiadomości.