Jak wygenerować i księgować fakturę za kampanie Google Ads – praktyczny poradnik

Jednym z najczęstszych pytań zadawanych przez początkujących użytkowników narzędzia Google Ads (dawnej Google AdWords) jest pytanie o fakturę za usługę Ads. Gdzie ją pobrać? Jak ją rozliczyć?

Poniżej postaram się w prosty sposób pokazać, jak poradzić sobie z tym dokumentem.

Gdzie znajduje się faktura Google Ads?

W aktualnym interfejsie Google Ads fakturę pobieramy z zakładki „Dokumenty rozliczeniowe”. Należy wejść w opcję górnego menu – NARZĘDZIA I USTAWIENIA, a następnie przejść do sekcji PŁATNOŚCI:

W ten sposób trafimy na kartę „Transakcje”, która szczegółowo pokazuje wydatki poniesione na poszczególne kampanie. Dane zawarte w standardowym widoku tej karty obejmują okres ostatnich 3 miesięcy.

Faktura VAT znajduje się na szarej, poziomej belce oddzielającej dane o transakcjach z kolejnych miesięcy. Pod napisem „Faktura VAT (UE)” znajduje się numer dokumentu gotowego do pobrania (wyświetlany w niebieskim kolorze), który należy kliknąć. Faktura pobiera się automatycznie w formacie PDF.

Jeśli chcesz zobaczyć tylko Faktury VAT wystawione w innym okresie niż ostatnie 3 miesiące, to musisz zmienić zakres dat w głównym menu. Dodatkowo możesz zawęzić wyświetlane dane tylko do dokumentów typu VAT. Te ustawienia znajdują się nad Tabelką w formie rozwijalnych przycisków.

Jakie dane znajdują się na Fakturze Google Ads?

Obecnie faktura Google składa się z dwóch stron. Na pierwszej stronie znajdują się:

• dane Google Ireland Limited w tym numer identyfikacji VAT,
• dane reklamodawcy, w tym Nr VAT (EU),
• numer faktury, data faktury (ostatni dzień miesiąca), identyfikator płatności,
• pozycja „Łączna kwota”. Wartość tej pozycji zależy od tego, w jaki sposób konto jest zasilane środkami na kampanię.
  • Jeśli wpłaty są dokonywane ręcznie poprzez przelew – na fakturze znajduje się wysokość wykonanej wpłaty.
  • Jeśli do konta podpięta jest karta płatnicza – na fakturze znajduje się wartość środków pobranych z karty w danym miesiącu.

Pozycja „Łączna kwota” jest zapisywana w walucie konta. Dodatkowo Google wprowadził przeliczenie tej kwoty na walutę Euro (€).

Na drugiej stronie faktury znajdują się pozycje określone jako „Odnotowanie kosztów i podatków” oraz „Odnotowano płatność”. Pokazane tutaj dane mogą mieć różne pozycje, w zależności od sposobu zasilania konta.

Jeśli wpłaty są dokonywane ręcznie poprzez przelew – na fakturze znajdują się pozycje:

• przedpłata za usługę Google Ads, która jest taka sama jak „Łączna kwota” ze strony pierwszej faktury (powoduje powstanie obowiązku podatkowego w VAT z tytułu importu usług),
• Google Ads, czyli wartość faktycznie poniesionych środków na usługę Google Ads (wartość ujmuje się w kosztach w KPiR),
• środki z przedpłaty za usługę Google Ads – informacja o kwocie rozliczenia zaliczki (nie podlega księgowaniu),
• Płatność: Transfer środków (wskazanie rodzaju i wartości płatności).

Jeśli do konta podpięta jest karta płatnicza – na fakturze znajdują się pozycje:

• Google Ads i jest ona równa wartości „Łączna kwota”,
• Płatność automatyczna: i tu podany jest typ karty płatniczej oraz wysokość płatności.

Jak rozliczać Fakturę AdWords?

Mówiąc o rozliczeniu faktury Google Ads musimy rozpatrzyć dwa zagadnienia: rozliczenie podatku VAT oraz rozliczenie Faktury w kosztach działalności.

Sposób rozliczenia podatku VAT zależy od tego czy jesteś czynnym płatnikiem VAT, czy też nie.

Czynny płatnik VAT

Kwota „przedpłaty za usługę Google Ads” (lub wartość Google Ads w przypadku płatności automatycznych) powinna zostać zaksięgowana jako import usług. W tym celu należy wystawić do niej fakturę wewnętrzną. W fakturze wewnętrznej muszą zostać zawarte: numer faktury, data wystawienia, nazwa usługi oraz kwota przedpłaty. Na fakturze tej należy doliczyć podatek VAT według stawki właściwej dla Polski, czyli 23%.

Usługę Google Ads należy ująć zarówno w rejestrze sprzedaży jak i rejestrze zakupów. Jest ona zatem neutralna, ponieważ nie przynosi ani zysków, ani strat.  Nie ma także obowiązku składania formularza VAT-UE.

Płatnik zwolniony z VAT

W tym przypadku również należy wystawić fakturę wewnętrzną. Jednak naliczoną kwotę podatku VAT należy wpłacić we właściwym Urzędzie Skarbowym do 25.dnia następnego miesiąca. Równocześnie należy złożyć deklarację VAT-9M.

Podatek VAT zapłacony w ten sposób może stanowić koszt uzyskania przychodu.

Jeśli zaś chodzi o rozliczenie faktury Google w KPIR, to w rejestrze kosztów uzyskania przychodów wpisujemy wydatki faktycznie poniesione na Kampanię, czyli pozycję  „Google Ads” z drugiej strony faktury.

Szczegółowe wytyczne dotyczące rozliczania faktur z wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów i usług reguluje Ustawa z dn. 11.03.2014 r. (Dz.U. z 2017 r. poz.1221 ze zm.). Informacje dotyczące fakturowania zostały uregulowane w Dziale XI, Rozdział 1 ww. ustawy (art. 106a-108).

Dodatkowe, przydatne informacje:

• Jeśli chcesz rozliczać faktury Google musisz mieć zarejestrowany numer NIP-UE zwany również VAT-UE.
• Do faktury pobierana jest nazwa klienta, która została wprowadzona podczas zakładania konta do pierwszej linijki danych.
• Google zaleca pobierać Faktury nie wcześniej, niż 5.go dnia kolejnego miesiąca (fakturę za luty, pobierać np. 5 marca).
• Google nie jest zobligowane do wystawienia Faktury z naliczonym podatkiem VAT, gdyż zgodnie z przepisami to odbiorca usługi jest zobowiązany do naliczenia i odprowadzenia podatku VAT według przepisów obowiązujących w miejscu prowadzenia działalności (zgodnie z art. 196 dyrektywy Rady 2006/112/WE.)