Paragon, faktura, a może brak dowodu zakupu w e-sklepie? Obowiązki internetowego przedsiębiorcy

Wszystkie kwestie formalne związane z prowadzeniem sklepu internetowego nierzadko spędzają sen z powiek przedsiębiorcom. Ustawy nie zawsze precyzyjnie regulują poszczególne obowiązki dotyczące sprzedaży internetowej, dlatego właściciele internetowych biznesów muszą sięgać do przepisów ogólnych. Dużo problemów sprawiają szczególnie zagadnienia związane z dokumentowaniem sprzedaży i przekazywaniem dowodów zakupu klientom. Podpowiemy, jak należy podejść do tematu oraz o co najlepiej zapytać swoją księgową, by nie narazić się na nieprzyjemne konsekwencje prawne.

Dokument sprzedaży przy zakupach online

Art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług stawowi, że przedsiębiorcy sprzedający produkty osobom fizycznym są zobowiązani do ewidencjonowania obrotu przy zastosowaniu kas fiskalnych i wystawiania paragonów. To przepis ogólny dotyczący sprzedaży tradycyjnej, jak i online.

W ustępie 8 art. 111 tej ustawy czytamy, że minister właściwy do spraw finansów publicznych w drodze rozporządzenia może zwolnić wybranych podatników z obowiązku rejestrowania sprzedaży za pomocą kas fiskalnych. Sięgając do najnowszego rozporządzenia z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, dowiadujemy się o zwolnieniach charakterystycznych dla sklepów online. Nie trzeba posiadać kasy fiskalnej i wystawiać paragonów, jeśli:

• W poprzednim roku podatkowym obrót nie przekroczył kwoty 20 tys. zł,
• Nastąpił określony sposób płatności za towar zakupiony w sprzedaży wysyłkowej,
• Sprzedawany asortyment nie znajduje się na liście towarów, których nie obowiązuje zwolnienie.

Rozporządzenie jest pełne zawiłości, regularnie poszczególne zapisy są uaktualniane, więc polecamy konsultację z doradcą podatkowym lub księgową, by potwierdzić możliwość skorzystania ze zwolnienia ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej, a co za tym idzie wystawiania paragonów klientom.

Nakreśliliśmy, jakie warunki ogólne trzeba spełnić, aby móc skorzystać ze zwolnienia z wystawiania i przekazywania paragonów klientom. Jak to zastosować w praktyce? Pierwsza i trzecia kropka nie powinny wzbudzać większej wątpliwości – albo te warunki spełniamy, albo nie. Zatrzymajmy się na chwilę natomiast przy kropce nr 2, wyjaśniając, o co tak naprawdę chodzi z formą płatności za towar zakupiony w sprzedaży wysyłkowej.

Zwolnienie z wystawiania paragonów ze względu na sposób płatności za zamówienie

Skorzystajmy znów z zapisów omawianego wcześniej rozporządzenia. Konkretnie interesuje nas pozycja 36 w dołączonym załączniku.

W powyższym przepisie kluczowe są dla nas 3 informacje:

• Sprzedaż prowadzona w systemie wysyłkowym,
• Klient opłaca zamówienie, przelewając środku na konto bankowe sprzedawcy,
• Transakcja jest ewidencjonowana w jasny sposób, z którego wynika, kto dokonał płatności i za co zapłacił.

Czyli jeśli prowadzimy sklep internetowy, klienci opłacają zamówienia bezpośrednio na nasze rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe, a dane na przelewie jasno wskazują, za co nastąpiła płatność, nie musimy wystawiać paragonów. W tej kwestii nie ma żadnych wątpliwości. Problem pojawia się, kiedy kupujący w inny sposób opłaca zakupy.

Konieczność wystawiania paragonów w przypadku pośredników płatności

Obecnie bardzo popularne i wygodne stało się korzystanie z systemów pośredniczących w płatnościach. PayU, PayPal, Przelewy24 pozwalają na natychmiastową płatność, co znacznie przyspiesza proces realizacji zamówienia. W tym jednak przypadku pieniądze od klienta nie trafiają bezpośrednio na konto sprzedawcy, więc rodzi się pytanie, czy korzystając z usług pośrednika, można skorzystać ze zwolnienia z wystawiana paragonów? Tak, jeśli zadbamy o kilka szczegółów związanych z ewidencjonowaniem płatności.

• Po pierwsze, powinniśmy posiadać raporty od pośrednika płatności uwzględniające wszystkie transakcje. Na zestawieniu musi pojawić się informacja, kto, kiedy i za co zapłacił. Jest to potrzebne, aby bezbłędnie powiązać daną płatność z zamówieniem.
• Po drugie, jako właściciel sklepu internetowego mamy obowiązek prowadzenia własnej ewidencji transakcji realizowanych za pośrednictwem systemu płatności. Forma zestawienia jest dowolna, można skorzystać chociażby z excela, uwzględniając w tabeli takie informacje jak: numer zamówienia, data transakcji, wartość zakupów, dane klienta.

Po dopełnieniu powyższych formalności możemy zrezygnować z paragonów.

Czy paragon jest niezbędny w przypadku płatności za pobraniem?

Jeśli oferujesz klientom możliwość zapłaty za zamówienie podczas odbioru, w tym przypadku również korzystasz z pośrednika płatności – firmy kurierskiej, Poczty Polskiej, InPost. Przy zachowaniu odpowiedniej ewidencji transakcji (otrzymywaniu raportów od pośrednika i prowadzeniu własnych zestawień) można skorzystać ze zwolnienia w wystawianiu paragonów.

Podsumowując, jeśli:

• prowadzisz sklep internetowy,
• klienci płacą za zamówienia bezpośrednio na Twoje konto bankowe lub za pośrednictwem systemu płatności, ew. za pobraniem przy odbiorze,
• sprzedawany przez Ciebie asortyment nie znajduje się na liście towarów wyłączonych ze zwolnienia z rejestrowania sprzedaży przy pomocy kas rejestrujących,

nie musisz dostarczać paragonu kupującemu. To ułatwienie szczególnie dla przedsiębiorców, którzy dopiero zaczynają swoją przygodę z e-handlem i nie wiedzą, czy ich model biznesowy sprawdzi się i przyniesie spodziewane korzyści.

Kiedy należy dostarczyć klientowi dokument sprzedaży przy zakupach online?

Przyjrzyjmy się teraz odwrotnej sytuacji, czyli konieczności wystawiania dokumentów sprzedaży podczas zakupów online.

• Konieczność wystawienia paragonu ma sprzedawca korzystający z kasy fiskalnej.
• Fakturę lub rachunek należy przekazać kupującemu, który zażyczył sobie dokumentu sprzedaży.
• Fakturę musi przekazać sprzedawca będący podatnikiem VAT, gdy kupującym jest inny przedsiębiorca.

Czyli osoba korzystająca ze zwolnienia z rejestrowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej musi przekazać rachunek lub fakturę tylko wtedy, gdy zażyczy sobie tego nabywca.

Korzystać ze zwolnienia czy rejestrować sprzedaż na kasie fiskalnej?

Polskie prawo nie jest łatwe w interpretacji, a organy zajmujące się weryfikacją poprawności działania przedsiębiorców nierzadko mają do dyspozycji wiele niejasnych zapisów, pozwalających na nałożenie sankcji. Z tego względu polecamy skonsultować się z dobrym doradcą podatkowym specjalizującym się w sprzedaży online, by nie narazić się na niepotrzebny stres i koszty związane z nałożonymi karami. Takie decyzje najlepiej podejmować przy pełnym wsparciu ekspertów.