Jak komunikować się wewnątrz firmy? Komunikatory wewnętrzne

Odpowiednia komunikacja to podstawa każdej firmy. Szczególnie w dobie pracy zdalnej i hybrydowej. Zespół w sposób nieograniczony powinien mieć możliwość kontaktu z każdą osobą, z którą pracuje, by szybko i skutecznie wymienić się informacjami, omówić bieżące sprawy zawodowe, sfinalizować projekt lub po prostu uzyskać pomoc w pilnym temacie.

Wybór odpowiedniego komunikatora dla firmy, który będzie spełniać to zadanie, jest więc bardzo ważny. Pracownicy powinni mieć możliwość wyboru dowolnej formy kontaktu (rozmowa tekstowa lub rozmowa wideo), udostępnienia innym użytkownikom różnego rodzaju plików i tworzenia grup. Równie ważny jest nieograniczony dostęp do historii czatów. Brak zbędnych ograniczeń to podstawa!

Najlepszy komunikator dla Twojej firmy, czyli jaki?

Obecnie na rynku mamy wielu opcji, jeśli chodzi o komunikatory wewnętrzne dla firm. Jak więc wybrać ten najlepszy, który usprawni przepływ informacji między pracownikami? Przede wszystkim ustal, czego w pierwszej kolejności wymagasz od tego narzędzia, ile osób będzie z niego korzystać oraz określ jego cel – czy komunikator będzie służył pracownikom wyłącznie do wzajemnej komunikacji, czy może za jego pośrednictwem będą kontaktować się z osobami z zewnątrz, na przykład z klientami lub osobami biorącymi udział w rekrutacji. Zastanów się również, jaki budżet chcesz lub możesz przeznaczyć na zakup tego narzędzia. Pamiętaj, że możesz skorzystać z darmowych opcji, ale sprawdź, czy spełnią one wymagania Twoje i Twoich pracowników. Odpowiedni research jest więc niezbędny, jeśli chcesz znaleźć komunikator idealnie dostosowany do potrzeb firmy. Sprawdzaj, testuj, czytaj opinie i pamiętaj, że zawsze warto wypróbować kilka narzędzi, by ostatecznie wybrać to najlepsze.

Sprawdź również: Program employee advocacy – czym jest i czy warto go stosować

Dlaczego komunikatory są tak istotne w życiu codziennym firmy?

Głównym zadaniem komunikatorów wewnętrznych jest umożliwienie szybkiego i łatwego kontaktu pomiędzy pracownikami. Za ich pośrednictwem można zadać szybkie pytanie lub prowadzić angażującą rozmowę. Skrzynka pocztowa, mimo że również może służyć do komunikacji wewnętrznej, jest dość niewygodna, jeśli chodzi o prowadzanie dłuższej konwersacji. W dodatku w ten sposób szybko zaśmiecimy sobie pocztę, przez co mogą nam umknąć ważne wiadomości. Komunikator służy przede wszystkim do rozmowy w czasie rzeczywistym. Oba te narzędzia mogą się jednak bardzo dobrze uzupełniać.

Komunikatory wewnętrzne sprzyjają dobrej komunikacji, a dobra komunikacja działa na pracowników motywująco, pozwala ich zintegrować, zaangażować w sprawy firmy i sprzyja dzieleniu się informacjami oraz wiedzą.

Najpopularniejsze komunikatory dla firm

Z jakich narzędzi do komunikacji wewnętrznej najchętniej korzystają przedsiębiorstwa? Przyjrzyjmy się tym najpopularniejszym.

• Microsoft Teams

Ogromną zaletą tego narzędzia jest z pewnością możliwość organizowania dużych konferencji online, w których jednocześnie może wziąć udział nawet 10 000 osób. W trakcie spotkania użytkownicy mogą reagować na słowa prowadzącego za pomocą emoji, skorzystać z funkcji „podniesionej ręki”, dzięki której zasygnalizują, że chcą wziąć udział w dyskusji, oraz udostępnić ekran, po czym oddać kontrolę nad nim innej osobie.

źródło: https://www.microsoft.com/pl-pl/microsoft-teams/log-in

• Slack

Jest to narzędzie bardzo intuicyjne w obsłudze, a w dodatku umożliwia tworzenie prywatnych grup, do których dostęp mają jedynie zaproszeni użytkownicy, czyli na przykład osoby pracujące nad poufnym projektem. Komunikator można powiązać z innymi narzędziami, co dodatkowo może usprawnić pracę.

źródło: https://slack.com/

• Ryver

Łatwy w obsłudze, funkcjonalny, ma możliwość integracji z innymi aplikacjami, zapewnia tworzenie wielu kanałów prywatnych i ogólnodostępnych. Każdy z użytkowników może korzystać z indywidualnego managera zadań, co dodatkowo pozwala usprawnić pracę i priorytetyzować zadania. W ostatnim czasie komunikator ten znacznie zyskuje na popularności.

• Viber

Dzięki temu, że komunikator jest dostępny również w formie aplikacji dla systemów Android i iOS, sprawdzi się do nawiązywania połączeń międzynarodowych oraz połączeń na numery komórkowe (ta opcja jest już jednak płatna dodatkowo). Komunikator w wersji mobilnej charakteryzuje się bardzo intuicyjnym interfejsem.

źródło: https://www.viber.com/en/

• Signal

Darmowy komunikator, który wyróżnia przede wszystkim duża dbałość o prywatność użytkowników. Na uwagę z pewnością zasługuje opcja pozwalająca ustawić czas, po którym historia rozmów zostanie całkowicie usunięta.

• Moxtra

Idealne rozwiązanie dla tych użytkowników, którzy od komunikatora wymagają nie tylko możliwości nawiązywania rozmów, ale również potrzebują wsparcia w zakresie prowadzenia warsztatów lub szkoleń. Narzędzie pozwala również na korzystanie z wielu dodatkowych opcji ułatwiających zarządzanie projektami.

źródło: https://www.moxo.com/

• Google Chat (dawne Google Hangouts)

Z tego urządzenia można korzystać zarówno w przeglądarce, jak i aplikacji. Konieczne jest jednak posiadanie aktywnego konta Google. Za pomocą Google Chat z łatwością można przesyłać innym pliki, które mamy zapisane w chmurze, i udostępniać je na przykład w formie prezentacji. Narzędzie jest łatwe w obsłudze i ma czytelny interfejs.

źródło: https://workspace.google.com/intl/pl/products/chat/

Do jakich celów należy wykorzystywać firmowe komunikatory?

Komunikatory firmowe powinny służyć przede wszystkim do wymiany ważnych informacji dotyczących pracy, firmy, obowiązków służbowych lub do organizowania spotkań zespołu. Zdecydowanie nie powinno się ich wykorzystywać do celów prywatnych, szczególnie do omawiania dość poufnych informacji dotyczących na przykład stanu zdrowia pracownika, jego sytuacji rodzinnej, materialnej lub innych problemów.

Korzystanie z komunikatora powinno więc przede wszystkim opierać się na rozmowach dotyczących firmy i życia biurowego, ale warto także założyć dla pracowników specjalny kanał, na którym będą mogli umawiać się na różnego rodzaju aktywności poza pracą, integracje lub prowadzić luźniejszą dyskusję na różnego rodzaju tematy.

Komunikacja w firmie – na co warto zwrócić uwagę?

Dobra, szybka i efektywna – właśnie taka powinna być komunikacja w każdej firmie. To klucz do dobrej organizacji pracy, skutecznego planowania strategii, kierowania pracą czy po prostu kontrolowania postępów firmy. Pozwala pracownikom zyskiwać wiedzę, poszerzać zakres umiejętności, usprawnia procesy decyzyjne, jest motywacją oraz służy budowaniu silnych relacji. Odpowiednie narzędzie to rozwiązanie dla każdego przedsiębiorstwa, któremu zależy na rozwoju – nawet jeśli aktualnie pracuje w nim zaledwie kilka osób.